Elektronická pošta (e-mail)

Základné pojmy

Ako funguje elektronická pošta ?

Aj keď vyššie opísaný postup sa môže zdať komplikovaný, je v skutočnosti veľmi rýchly. Za normálnych okolností čas od odposlania správy po jej uloženie do schránky príjemcu nie je dlhší ako niekoľko minút, aj keď je príjemca na druhom konci sveta.

Z akých častí sa skladá elektronická adresa ?

hatala@ccsun.tuke.sk

kde ccsun.tuke.sk je meno počítača, na ktorom sa nachádza moja schránka a hatala je meno schránky (zvyčajne odvodené od mena používateľa (Niekedy sa používa konvencia tvorby adresy z mena a priezviska, napr. Marek.Hatala@tuke.sk, alebo M.Hatala@tuke.sk)). Znak @ je povinný, iba v prípade, keď korešpondujú dvaja používatelia na jednom počítači, stačí keď ako adresu uvedú iba meno (napr. hatala, csonto).

Aké zásady by som mal dodržiavať pri elektronickej korešpondencii ?

• v položke Subject uvádzam výstižne o čo ide v danej pošte,
• text píšem stručne a vecne (podľa možnosti menej ako 15 riadkov),
• pri odpovedi zásadne ponechám časť pôvodnej pošty - ale iba toľko, aby bolo jasné na čo reagujem,
• používam skratky a symboly (napr. skratky ASAP - 'as soon as possible' - čo najskôr, IMHO - 'in my honest opinion' - podľa môjho názoru, BTW - 'by the way' - mimochodom a symboly (symboly čítam tak, že hlavu nakloním na ľavé plece, potom dvojbodka sú oči, pomlčka je nos a zátvorka usmiate ústa) :-) je úsmev, ;-) je žmurknutie, :-o je údiv, atď.),
• keď mám možnosť používať diakritiku v pošte na svojom stroji, uplatním ju iba v prípade, keď som si istý, že aj adresát má túto možnosť.

Z akých častí sa skladá správa ?

 

From	obsahuje moju elektronickú adresu.
Reply To	obsahuje adresu, na ktorú chcem dostať odpoveď (ak nie je vyplnená, odpoveď sa odpošle na adresu v položke From).
Mail To	obsahuje adresu príjemcu.
Mail Cc	obsahuje adresu, na ktorú chcem odoslať kópiu správy.
Mail Bcc	obsahuje adresu, kde chcem poslať 'slepú' kópiu (blind). Adresu uvedenú v tejto položke ostatní príjemcovia nevidia.
File Cc	obsahuje meno súboru, do ktorého chcem zapísať kópiu odosielanej správy.
Subject	obsahuje krátku charakteristiku mojej správy.
Attachment	obsahuje meno WWW stránky alebo súboru, ktorý chcem poslať spolu so správou.

 

Príjem pošty

Ako zistím, že mám novú poštu ?

Pre čítanie správ slúži okno Netscape Folder. V prípade, ak už beží niektorá z aplikácií Communicatora, je možné kliknúť na ikonu Mailboxu na paneli Communicatora alebo z menu Communicator vybrať Messenger Mailbox (Ctrl-2) a otvorí sa slúži okno Netscape Folder. Ak používam Mail Notificator (pozri "Ako používam Mail Notificator"), môžem z jeho menu vybrať Run Mail a naštartuje sa Netscape Messenger a otvorí Netscape Folder. Netscape Messenger je jednou z aplikácií integrovaných v Netscape Communicatore a je ho možné vyvolať vybratím Netscape Messenger priamo z menu Windows 95/NT 4.0.

Ak otvorím okno pre správy Netscape Folder (pozri obrázok a časť Okno pre správy), Communicator skontroluje, či sa na servri nachádzajú nové správy. Ak áno, ozve sa zvukový signál a zmení sa ikona mailboxu na paneli Communicatora na (objaví sa pri nej šípka dole). Taktiež na lište vo Windows 95/NT 4.0 sa objaví ikona správy . Potom Communicator periodicky kontroluje, či došla nová pošta, automaticky ju však nenatiahne. Poštu zo servra natiahnem ak v menu File rozviniem položku Get Messages a vyberiem New (Ctrl-T). Poštu tiež môžem natiahnuť pomocou tlačidla Get Msg na lište nástrojov okna Netscape Folder alebo kliknúť na ikonu mailboxu na paneli Communicatora. Nové správy sa natiahnu do Communicatora a môžem si prečítať ich obsah.

Okrem šípky dole sa vedľa ikony mailboxu na paneli Communicatora môže nachádzať aj symbol ? v ikone , čo znamená, že Communicator nevie skontrolovať poštu na servri (ak som ešte nezadal heslo, alebo je problém so spojením). Samotná ikona mailboxu znamená, že na servri nie je nová pošta. 

Ako prečítam obsah správy ?

Keď chcem zobraziť správu, musím ju vybrať (kliknúť na ňu) v ploche pre hlavičky (pozri časť časti okna pre správy). Neprečítaná nová správa má ikonu , neprečítaná stará správa , a prečítaná správa . Nasledujúcu neprečítanú správu(Hlavička nečítanej správy je zobrazená v Netscape Folder tučným písmom.) vyberiem, ak na lište nástrojov kliknem na tlačidlo Next, alebo použijem niektorú z položiek v menu Go.

Obsah správy môžem zobraziť priamo v okne pre správy Netscape Folder alebo v novom okne. Ak chcem použiť okno Netscape Folder, musí byť rozdelené na dve plochy (ako na obrázku). Ak okno nie je rozdelené, z menu View vyberiem Show Message, alebo jednoducho kliknem na malý modrý trojuholník v ľavom dolnom rohu okna Netscape Folder. Zobrazí sa plocha pre telo správy a v nej text vybratej správy.

Text správy môžem zobraziť aj v okne pre správu Netscape Message. V ploche pre hlavičky kliknem pravým tlačidlom myši na vybratej správe. Objaví sa menu, z ktorého vyberiem Open Message alebo Open Message in New Window. Otvorí sa okno Netscape Message (pozri Okno pre správu) zobrazujúce text správy. Ten istý efekt dosiahnem, ak na hlavičku správy kliknem dvakrát.

Čo urobím, ak správa obsahuje pripojený dokument (attachment) ?

Ako automaticky triedim prichádzajúcu poštu ?

Communicator umožňuje automaticky triediť nové správy na základe kritérií, ktoré sa nazývajú filter. Správy, ktorých hlavička spĺňa kritéria sú automaticky zaradené do príslušného foldra.

Ako používam Mail Notificator ?

Notificator spustím ako každý iný program. Notificator nemá vlastné okno, iba na lište Windows 95/NT 4.0 sa objaví ikona obálky . V prípade, že schránka obsahuje novú poštu, objaví sa nad obálkou červená zástavka . Ak spojenie nie je možné, obálka je červene preškrtnutá . Ak je na lište len samotná obálka , schránka neobsahuje nové správy. Rotujúci terčík znamená, že Notificator práve kontroluje schránku. Kliknutím pravým tlačidlom myši na ikonu Notificatora sa objaví menu, z ktorého môžem vybrať Run Mail a tým otvoriť okno Netscape Folder Communicatora, prípadne po vybratí New Message sa otvorí okno pre zostavenie správy Composition. Okrem toho môžem v ľubovoľnom čase vyvolať kontrolu schránky (Check Now).

Pre Notificator po vybratí Options môžem nastaviť niekoľko parametrov. Na karte Notification je možné nastaviť časový interval, v akom kontroluje schránku, či chcem príchod novej správy zvukovo signalizovať, prípadne môžem zadať aj audio súbor so zvukovou signalizáciou, a vybrať si, či chcem, aby červená zástavka nad ikonou Notificatora mávala. Na karte Launching Mail môžem nastaviť cestu na Communicator, na karte Mouse nastavím činnosť, ktorá sa vykoná, ak urobím dvojklik na ikonu, prípadne dvojklik so stlačeným klávesom Ctrl. Karta Mail Server Configuration obsahuje informácie o nastavení POP servra. Nastavenie je možné zmeniť pri nastavení parametrov v Communicatore.

Posielanie správ

Ako vytvorím novú správu ?

Iný, trochu špeciálnejší spôsob, ktorý mi umožní ihneď aj vyplniť adresu príjemcu, je použitie adresára Address Book. Address Book otvorím ak v ľubovoľnom okne Communicatora z menu Communicator vyberiem Address Book (Ctrl-Shift-2). V okne Address Book kliknem na položku príjemcu alebo skupinového zoznamu a na lište nástrojov okna Address Book kliknem na tlačidlo New Msg. Otvorí sa okno Composition s vyplnenou adresou príjemcu. Viac podrobností o používaní adresára sa dozviem v časti "Adresár". 

Ako odpoviem na došlú správu ?

Pri písaní odpovede môžem reagovať na jednotlivé časti pôvodnej správy tak, že prv než začnem správu písať, v okne Composition kliknem na tlačidlo Quote. To spôsobí, že pôvodná správa sa vloží do odpovede, ale každý riadok bude predchádzať znak > (ako na obrázku) Takto sa pôvodná správa odlíši od mojej odpovede. Teraz môžem do takto pripraveného textu vpísať reakcie na jednotlivé časti. Nepotrebné časti zmažem.

Ak v menu Edit v položke Preferences v ľavej časti rozviniem kategóriu Mail & Groups a vyberiem Messages, môžem v pravej časti zaškrtnúť položku Automatically quote.... Potom po stlačení Reply sa pôvodná správa automaticky vloží do odpovede.

Ako posuniem došlú správu ďalšiemu adresátovi (forward) ?

Pri Forward nemám možnosť modifikovať pôvodnú správu, nakoľko je pripojená ako Attachment, môžem iba napísať sprievodný text. Pri Forward Quoted sa pôvodná správa vloží do novej správy odsadená znakom > a podobne ako pri odpovedi na správu (pozri Ako odpoviem na došlú správu) môžem pôvodný text správy modifikovať.

Čo vyplním v hlavičke správy ?

V ploche s informáciami z hlavičky môžem vyplniť tri typy údajov: adresy, pripojiť dokument a nastaviť riadiace parametre pre správu. Organizácia na ploche je podobná záložkám - kliknutím na prečnievajúcu časť sa objaví celá záložka.

Keď kliknem na záložku s ikonami navštíveniek alebo vyberiem z menu View položku Address Pane zobrazí sa linkovaná osnova rozdelená na dva stĺpce. V ľavom stĺpci je tlačidlo (tlačidlá) označené To:, v pravej časti je riadok začínajúci ikonou navštívenky . Do riadku píšem adresu. Adresu môžem napísať priamo, alebo môžem kliknúť na tlačidlo Address na lište nástrojov a adresu vybrať z adresára (pozri Ako použijem adresár). Po vyplnení adresy môžem prejsť do iného poľa. Ak však chcem správu alebo jej kópiu poslať aj niekomu inému, buď stlačím kláves Enter alebo kliknem na ďalší riadok v osnove. Riadok sa upraví na vloženie ďalšej adresy: v ľavej časti sa objaví nové tlačidlo To:, v pravej ikona navštívenky a blikajúci kurzor, takže môžem zadať ďalšiu adresu. Ak na túto adresu chcem poslať iba kópiu správy, kliknem na tlačidlo na začiatku riadku a objaví sa menu, z ktorého vyberiem Cc: alebo Bcc:. Ak vyberiem Reply To:, do riadku napíšem adresu, na ktorú chcem dostať odpoveď. Položky Group: a Follow Up: slúžia na posielanie príspevkov do diskusných skupín (pozri Ako pošlem nový príspevok).

V prípade, že nepoznám adresu príjemcu, môžem sa ju pokúsiť vyhľadať. Položka v menu Edit s názvom Search Directory otvorí dialógové okno Search Directory umožňujúce hľadať emailové adresy na Internete. Okno umožňuje zostaviť otázku pre vyhľadávanie adresy na servri Four11 alebo BigFoot. Po nájdení adresy túto môžem vložiť do riadku s adresou.

Ak som okno Composition otvoril pre napísanie odpovede na správu, potom mám už niekoľko adries vyplnených adresami z pôvodnej správy.

Záložka označená kancelárskou spinkou otvorí plochu, do ktorej môžem vložiť dokument (súbor alebo WWW stránku), ktorý chcem poslať pripojený k správe. Plochu otvorím, aj keď z menu View vyberiem Attachment Pane. Otvorí sa okno uľahčujúce výber súboru alebo stránky, ktorá sa má ku správe pripojiť.

Kliknutím na záložku s dvoma fajočkami alebo otvorením menu View a vybratím položky Options Pane otvorím plochu, na ktorej môžem nastaviť niektoré parametre pre správu. Položky Encrypted a Signed slúžia na zvýšenie bezpečnosti elektronickej pošty. Aby som ich mohol použiť, musím získať certifikát, čo je platená služba na Internete. Položka 8-bit encoding... umožňuje poslať správu obsahujúcu aj diakritické znaky bez ďalšieho prekódovania. Položka Uencode... zmení spôsob kódovania odosielaných dokumentov, pričom použije formát bežný na unixových systémoch. Keď zaškrtnem pole Return Receipt, po doručení správy príjemcovi dostanem mail, že správa bola doručená do jeho schránky. Rozbaľovací zoznam Priority umožňuje nastaviť prioritu správy. Vyššia priorita neznamená, že správa bude doručená rýchlejšie - iba niektoré programy okrem hlavičky správy zobrazia aj prioritu, čo môže príjemcu upozorniť na dôležitosť správy.

Ako vyplním text správy a zaradím podpis ?

Pri elektronickej korešpondencii je zvykom zaradiť do každej správy štandardný text (Text by nemal presahovať 4-5 riadkov, opäť sa držím zásady obsažnosti a stručnosti.) obsahujúci moje základné informácie: meno, email, adresa, telefón, adresa WWW stránky, a pod. Takéto informácie si pripravím do ľubovoľného textového súboru. Potom v menu Edit v položke Prefences v ľavej časti rozbalím kategóriu Mail & Groups a vyberiem Identity a v pravej časti do poľa Signature File uvediem meno pripraveného súboru, prípadne použijem tlačidlo Choose. Po otvorení okna Composition sa obsah súboru s podpisom automaticky vloží do plochy pre text na koniec správy.

Akým spôsobom môžem správu odposlať ?

• Send Now, prípadne stlačenie tlačidla Send na lište nástrojov okamžite odošle správu,
• Send Later spôsobí, že správa sa uloží do foldra Outbox (odložené správy odošlem, ak v menu okna Netscape Folder vyberieme File a zvolíme položku Send Messages in Outbox; taktiež keď zavriem okno Netscape Folder a Outbox obsahuje neodoslané správy, Communicator sa opýta, či má tieto správy odoslať). Tento spôsob odosielania je zvlášť vhodný pre prácu offline (pozri Komunikácia cez modem (Offline)).

Ako pripojím k správe dokument ?

Pripojený dokument nie je priamo súčasťou správy, ale je k nej pripojený ako tzv. attachment. Na pripojenie dokumentu k správe použijem tlačidlo Attach v okne Composition. Kliknutím na Attach sa otvorí menu, v ktorom mám možnosť vybrať File alebo Web page. Tieto položky môžem vybrať aj keď otvorím menu File a rozviniem podmenu Attach. Po výbere File sa otvorí štandardné okno systému Windows95/NT 4.0, pomocou ktorého nájdem súbor, ktorý chcem pripojiť a stlačím tlačidlo Open. Keď chcem k správe pripojiť obsah WWW stránky, vyberiem Web page a do okna napíšem URL adresu WWW stránky. V oboch prípadoch sa v okne Composition na záložke označenej spinkou (pozri čo ovplyvním v hlavičke správy) zobrazí odkaz na pripojený dokument. Dokument môžem pripojiť aj pomocou myši: kliknem na záložku so spinkou , potom vo Windows nájdem ikonu súboru, ktorý chcem pripojiť, kliknem naňho a so stlačeným tlačidlom myši ho potiahnem nad záložku so spinkou. Tam dokument pustím.

Aj keď môžem k jednej stránke pripojiť viac dokumentov, vzhľadom na vlastnosti SMTP protokolu uprednostním poslanie viacerých správ s jedným pripojeným dokumentom.

Okno pre zostavenie správy (Composition)

 

Send	spôsobí okamžité odposlanie správy (pozri Akým spôsobom môžem správu odposlať),
Quote	do tela správy (na miesto, kde sa nachádza kurzor) vloží text pôvodnej správy odsadený zľava znakom >,
Address	otvorí adresár pre vyplnenie adresy príjemcu (pozri Ako použijem adresár),
Attach	umožní pripojiť dokument, ktorý bude poslaný spolu so správou (pozri Ako pripojím "Attachment"),
Spelling	vyvolá kontrolu pravopisu pre obsah správy, prípadne pre vyznačený blok textu (iba v anglickom jazyku),
Save	uloží rozpísanú správu v jej aktuálnom stave do foldra Drafts. Otvorenie správy z foldra Drafts otvorí okno Composition v stave, v akom bola správa pred uložením,
Security	otvorí okno s informáciami o nastavení bezpečnosti pre správu,
Stop	je aktívne v čase posielania správy a umožňuje zastaviť odposlanie správy.

 

Adresár

Ako použijem adresár ?

Okno Select Addresses otvorím keď v okne Composition kliknem na tlačidlo Address. Okno sa skladá z dvoch častí): v hornej časti hľadám a vyberám adresy príjemcov, v dolnej časti je zoznam doteraz vybratých adries. Adresu môžem vyhľadať buď vo svojom vlastnom adresári (Personal Address Book) alebo na Internete. Keď sa rozhodnem hľadať vo vlastnom adresári, nastavím v rozbaľovacom zozname in: položku Personal Address Book (preddefinované nastavenie). V zozname sa zobrazí obsah môjho adresára, v ktorom sa môžem posúvať pomocou posuvníka. Keď chcem vyhľadávanie urýchliť, môžem do textového poľa vľavo hore začať písať meno príjemcu - zoznam sa posunie na meno ktoré začína napísanými znakmi. Štandardne sa zoznam prehľadáva na základe krstných mien, toto nastavenie môžem zmeniť ak v okne pre zostavenie správy Composition v menu Edit vyberiem Preferences, v ľavej časti rozviniem kategóriu Mail & Groups, vyberiem Directory a v položke Show full names as zvolím (Last Name), (First Name). Keď som našiel adresu príjemcu. môžem stlačiť jedno z tlačidiel To:, Cc:, Bcc: v pravej časti okna. Tým sa do zoznamu v spodnej časti okna zaradí vybraná adresa spolu s indikáciou spôsobu adresácie (To:, Cc:, Bcc:). Takto môžem zaradiť adresy všetkých príjemcov. V prípade, že sa rozhodnem niektorého príjemcu vyradiť, kliknem na jeho adresu v dolnej časti okna a stlačím tlačidlo Remove. Keď som s výberom adries hotový, stlačím tlačidlo OK. 

Ako zaradím adresu do adresára ?

Okno Adresára

Keď je v rozbaľovacom zozname in: navolené Personal Address Book (preddefinované nastavenie) zoznam v dolnej časti okna obsahuje hlavičky navštíveniek v mojom adresári. Zoznam má záhlavie obsahujúce názvy stĺpcov: Name, Email Address, Organization, City a Nickname. Keď kliknem na niektoré políčko v záhlaví, utriedim zoznam podľa tohoto kritéria a v políčku sa objaví šípka dole (triedenie vzostupne - od A do Z). Keď kliknem na to isté políčko druhý krát, zmení sa šípka na šípku hore a zoznam bude usporiadaný zostupne. Spôsob usporiadania môžem nastaviť v menu View, kde vyberiem kritérium (By Type, By Name, ...) a smer usporiadania (Sort Ascending, Sort Descending).

Obsah záhlavia môžem meniť. Poradie stĺpcov zamením tak, že kliknem ľavým tlačidlom myši na políčko záhlavia a ťahám ho doľava alebo doprava. Zmenu poradia vidím v zozname. Tlačidlo pustím, keď je stĺpec na požadovanom mieste. Taktiež môžem skryť stĺpce v pravej časti zoznamu kliknutím na šípku na záhlaví úplne vpravo. Keď je niektorý stĺpec skrytý, je vyčiernená aj šípka vľavo , kliknutím na ňu sa stĺpec znovu objaví.

Lišta nástrojov v okne Address Book obsahuje nasledovné tlačidlá:

 

New Card	otvorí okno Card for pre zaradenie novej navštívenky do adresára,
New List	otvorí okno Mailing List pre vytvorenie nového skupinového zoznamu,
Properties	pre vybratú položku otvorí okno Card for alebo okno Mailing List pre úpravu parametrov,
New Msg	pre vybratú položku otvorí okno pre zostavenie správy Composition, pričom adresa z vybratej položky bude adresou prijímateľa,
Directory	otvorí Search Directory pre vyhľadanie adresy na Internete,
Call	pokúsi sa vyvolať aplikáciu Netscape Conference (nie je popísaná v tejto knižke),
Delete	zmaže vybratú položku v zozname.

 

Okno navštívenky v adresári

Na karte Contact sa vyplňuje klasická adresa: do polí Address vyplním ulicu, City (mesto), State nevyplním (Niekedy sa môžem stretnúť s názvom skupinový alias.), do Zip vyplním poštové smerové číslo, do Country zadám Slovak Republic alebo Slovakia. Do posledných troch položiek napíšem číslo telefónu(Radšej uvádzam medzinárodné číslo, napríklad pre Košice v tvare +421 95 6322460.) do práce, číslo faxu a ak chcem, vyplním číslo domov.

Karta Netscape Conference je určená pre nastavenie servra pre vyhľadanie adresy ostatných používateľov programu Netscape Conference (nie je popísaný v tejto knižke).

Keď chcem navštívenku upraviť, v okne Address Book vyberiem príslušnú položku a kliknem na tlačidlo Properties, alebo v menu Edit vyberiem Card Properties.

Ako vytvorím skupinový zoznam ?

Nový skupinový zoznam vytvorím pomocou okna Mailing List. Okno otvorím, ak v okne Address Book kliknem na tlačidlo New List na lište nástrojov alebo vyberiem z menu File položku New List. V hornej časti okna vyplním meno zoznamu (List Name), skratku (List Nickname) a stručný popis (Description). Ako používam Nickname je popísané v predchádzajúcej časti. V dolnej časti okna sa nachádza linkovaná osnova, do ktorej zadám adresy osôb, ktoré chcem do zoznamu zaradiť. Môžem zaradiť iba adresy, ktoré sa už nachádzajú v adresári, preto s výhodou využijem, že môžem zadávať ich Nickname. Po zaradení adries kliknem na tlačidlo OK. V okne Address Book sa objaví nová položka, ktorej meno a skratka bude meno a skratka vytvoreného zoznamu a položka nebude mať vypísanú elektronickú adresu.

Skupinový zoznam môžem aj upraviť, keď v okne Address Book vyberiem položku zoznamu a kliknem na tlačidlo Properties, alebo v menu Edit vyberiem Card Properties.

Ako vyhľadám adresu na Internete ?

V okne Search Directory v rozbaľovacom zozname Search for items vyberiem jeden zo servrov Four11 Directory alebo BigFoot Directory. Otázku na server naformulujem na ďalších riadkoch, ktorých počet môžem zväčšiť kliknutím na tlačidlo More alebo zmenšiť (ak ich je viac) kliknutím na tlačidlo Fewer. V každom riadku vyšpecifikujem jednu podmienku, výsledok musí spĺňať všetky podmienky súčasne. Musím si uvedomiť, že idem prehľadávať adresár navštíveniek podobný môjmu adresáru, takže môžem hľadať v rôznych položkách navštívenky. Do tretieho poľa na riadku napíšem reťazec (slovo), v druhom rozbaľovacom zozname nastavím podmienku a v prvom rozbaľovacom zozname vyberiem položku, ktorá má spĺňať podmienku: Name (meno), Email, Phone Number (číslo telefónu), Organization (pracovisko), City (mesto), Street (ulica). Podmienky v druhom zozname majú nasledovný význam: contains (obsahuje), doesn't contain (neobsahuje), is (je rovné), isn't (nie je rovné), begins with (začína s), ends with (končí s). Po vyplnení stlačím tlačidlo Search.

Napríklad, ak riadok vyplním nasledovne <Name, is, hatala> v adresári Four11 nájdem 43 záznamov, ak však tlačidlom More pridám ešte jeden riadok a v ňom zadám <Organization, contains, university> dostanem už iba 4 adresy.

Po stlačení Search sa okno Search Directory zväčší a v jeho dolnej časti sa vypisuje zoznam v tom istom tvare ako v okne Address Book (pozri Okno adresara). Keď sa medzi adresami nachádza hľadaná adresa, vyberiem ju a môžem ju zaradiť priamo do adresára kliknutím na tlačidlo Add to Address Book alebo keď kliknem na tlačidlo Compose Message otvorí sa okno Composition s vyplnenou adresou prijímateľa. Keď dvakrát kliknem na položku v zozname, otvorí sa okno Navigatora, v ktorom sa zobrazí stránka s výsledkom z prehľadávacieho servra.

Okno pre správy - organizácia správ

časti okna pre správy

Obsah jednotlivých plôch závisí na nastavení tzv. foldra na lište Location (druhá zhora). Zjednodušene povedané, vo foldri sú uložené správy, folder Inbox obsahuje práve došlé správy. Na tejto lište sa nachádza rozbaľovací zoznam, v ktorom vyberiem folder, ktorého obsah si chcem pozrieť. Po jeho výbere sa zmení obsah oboch plôch a na lište vedľa rozbaľovacieho zoznamu sa zobrazí informácia o počte neprečítaných správ (Unread Messages) a celkovom počte správ (Total Messages) vo foldri.

Ako už bolo spomenuté, plochu pre text správy je možné zatvoriť a otvoriť. Plochu otvorím (ak je zatvorená) ak z menu View vyberiem Show Message a zatvorím ju, ak z menu View vyberiem Hide Message. Ak je plocha pre text správy zatvorená, môžem ju otvoriť kliknutím na ikonu - modrý trojuholníček v ľavom dolnom rohu. Keď je plocha otvorená, trojuholníček je nad plochou pre text správy a vedľa je text Hide (skry). Program si pamätá, pre ktorý folder bola plocha otvorená, a pre ktorý zatvorená. Plocha pre text správy zobrazuje hlavičku a text tej správy, ktorá je vybratá v ploche s hlavičkami. Rozsah zobrazenia informácií z hlavičky môžem nastaviť, keď v menu View rozviniem položku Headers a vyberiem All (všetky informácie), Normal (bežné informácie) alebo Brief (stručné informácie).

Plocha pre hlavičky zobrazuje hlavičky správ vo foldri. Plocha má záhlavie, ktoré rozdeľuje plochu na jednotlivé stĺpce. Ich význam je nasledovný: Subject obsahuje subjekt správy, Sender obsahuje meno odosielateľa, Recipient obsahuje meno príjemcu, Date obsahuje dátum odoslania správy, Priority obsahuje prioritu správy, ak bola nastavená, Size obsahuje veľkosť správy, Status obsahuje informáciu, či je správa nová (new), či som na ňu odpovedal (replied) alebo ju posunul inému príjemcovi (forwarded), Unread (počet neprečítaných správ v téme - pozri Sledovanie tém (threads)), Messages (počet správ v téme). Okrem toho záhlavie obsahuje tri políčka bez textu: úplne vľavo je políčko so štyrmi linkami (slúži na usporiadanie správ), políčko s červenou zástavkou označuje stĺpec, v ktorom môžem niektoré správy označiť (flag) a potom s označenými správami manipulovať a políčko so zeleným kosoštvorcom označuje stĺpec, v ktorom sú zelené kosoštvorce pri neprečítaných správach (kliknutím do stĺpca môžem zmeniť neprečítanú správu na prečítanú a späť).

Políčka záhlavia okrem pomenovania stĺpcov predstavujú aj efektívny spôsob usporiadania správ vo foldri.

Obsah záhlavia môžem meniť. Poradie stĺpcov zamením tak, že kliknem ľavým tlačidlom myši na políčko záhlavia a ťahám ho doľava alebo doprava. Zmenu poradia vidím v ploche s hlavičkami. Tlačidlo pustím, keď je stĺpec na požadovanom mieste. Taktiež môžem skryť stĺpce v pravej časti plochy kliknutím na šípku na záhlaví úplne vpravo. Keď je niektorý stĺpec skrytý, je vyčiernená aj šípka vľavo , kliknutím na ňu sa stĺpec znovu objaví. Taktiež šírku stĺpcov môžem meniť, keď v záhlaví kliknem na hranicu medzi políčkami a posuniem ju vpravo alebo vľavo.

Taktiež môžem meniť výšku plochy s hlavičkami tým, že sa kurzorom nastavím na hranicu medzi plochou s hlavičkami a plochou pre text správy, stlačím ľavé tlačidlo myši a hranicu 'potiahnem' hore alebo dole.

Okno Netscape Folder podporuje všetky činnosti spojené s čítaním a posielaním správ.

Menu a lišta nástrojov v okne pre správy

Lišta nástrojov obsahuje tlačidlá, na ktoré sú naviazané najdôležitejšie funkcie. Tlačidlá plnia nasledovné funkcie:

 

Get Msg	skontroluje, či na POP alebo IMAP servri sú nové správy a natiahne ich do Communicatora.
New Msg	otvorí okno Composition pre zostavenie novej správy.
Reply	slúži na poslanie odpovede na správu (pozri 0), otvorí podmenu z ktorého vyberiem Reply to Sender (Ctrl-R) ak chcem poslať odpoveď iba odosielateľovi alebo Reply to Sender and All Recipients (Ctrl-Shift-R) ak chcem poslať odpoveď odosielateľovi a všetkým príjemcom pôvodnej správy. Otvorí okno Composition.
Forward	otvorí okno Composition pre posunutie správy.
File	používa sa na ukladanie správ do foldrov, otvorí menu s menami foldrov, správa sa zaradí do vybratého foldra.
Next	prejde na ďalšiu neprečítanú správu, ak treba prejde do ďalšieho foldra.
Print	otvorí okno Print pre tlač správy.
Security	otvorí okno s informáciami o bezpečnosti správy.
Delete	zmaže správu (t.j. presunie správu do foldra Trash).

 

 

Inbox	do tohto foldra sa štandardne načítava pošta zo servra (pozri Ako zistím, že mám novú poštu), pokiaľ nebola filtrom presmerovaná do iného foldra (pozri Ako usporiadam správy vo foldri).
Outbox	sa vytvorí, až keď prvý krát použijem Send Later v okne Composition (pozri Akým spôsobom môžem správu odposlať). Obsahuje správy čakajúce na odposlanie.
Drafts	obsahuje rozpísané správy uložené tlačidlom Save v okne Composition.
Sent	obsahuje kópie mnou odoslaných správ.
Trash	obsahuje správy zmazané z iných foldrov.

 

Nový folder vytvorím, keď v menu File vyberiem New Folder. Otvorí sa dialógové okno, v ktorom do textového poľa Name napíšem meno nového foldra (najlepšie je, ak meno vystihuje typ správ, ktoré v ňom chcem ukladať) a v rozbaľovacom zozname Create as sub-folder of vyberiem ten folder, v ktorom sa má nový vytvoriť. Ak chcem, aby nový folder bol na vrchnej úrovni, vyberiem Local Mail. Potom kliknem tlačidlo OK. Keď na lište v okne Netscape Folder rozviniem zoznam obsahujúci foldre, nový folder bude v zozname zaradený podľa abecedy (Používateľom vytvorené foldre sú zaradené až za päť štandardných foldrov.) a bude mať ikonu .

Ako ukladám správy do foldrov alebo ich medzi nimi premiestňujem sa dozviem v časti "Ako ukladám správy do foldrov alebo ich medzi nimi premiestňujem".

Pre narábanie s foldrami (kopírovanie, mazanie) slúži okno Message Center (Netscape Collabra). Toto okno sa viac používa v súvislosti s diskusnými skupinami, preto je narábanie s foldrami popísané v nasledujúcej kapitole v časti Lišta nástrojov.

Ako ukladám správy do foldrov a ako ich premiestňujem ?

Keď chcem správu skopírovať do iného foldra, kliknem na jej hlavičku a v menu Message rozviniem podmenu Copy Message a vyberiem meno cieľového foldra. Správa ostane v pôvodnom foldri a v cieľovom foldri sa objaví jej kópia.

Tento postup použijem na presúvanie/kopírovanie správy z ľubovoľného foldra.

Ak chcem naraz presúvať alebo kopírovať alebo vymazať viac správ, môžem to urobiť tak, že v ploche s hlavičkami pre tieto správy kliknem v stĺpci označenom zástavkou. Zástavka (flag) sa objaví v hlavičke správy a správa je 'označená'. Zástavku zruším, keď na ňu znovu kliknem. Keď som všetky správy, ktoré chcem presúvať, označil zástavkami, v menu Edit rozviniem podmenu Select a vyberiem Flagged Message. Označené správy sa označia ako vybraté a ďalej postupujem tak isto, ako keby som presúval jednu správu.

Ako usporiadam správy vo foldri ?

Pre každý folder môžem samostatne nastaviť, v akom poradí chcem mať správy v tomto foldri usporiadané. Správy môžem usporiadať na základe obsahu položiek v hlavičkách správ, ktoré zároveň tvoria názvy stĺpcov v záhlaví plochy s hlavičkami (pozri časti okna pre správy).

Pomocou menu usporiadam správy tak, že v menu View rozviniem Sort a vyberiem položku, podľa ktorej chcem správy usporiadať. Správy sa utriedia podľa zvoleného kritéria vo vzostupnom poradí (Asceding). Ak chcem poradie obrátiť, opäť v menu View rozviniem Sort a vyberiem Descending (zostupne). V políčku záhlavia, ktoré som použil ako kritérium na usporiadanie, sa objaví šípka smerujúca hore alebo dole podľa zvoleného smeru.

Efektívnejší spôsob spočíva priamo v použití políčok záhlavia plochy s hlavičkami. Keď kliknem na políčko záhlavia, správy sa usporiadajú podľa tohto kritéria vo vzostupnom poradí. Ak kliknem na to isté políčko druhýkrát, zmení sa poradie na opačné.

Záhlavie obsahuje v ľavej časti špeciálne políčko obsahujúce štyri čiary , ktoré nereprezentuje žiadnu položku z hlavičky správy. Keď kliknem na toto políčko (políčko sa zmení na ), správy sa zoskupia podľa Subjectu tak, že správy, ktoré sú odpoveďou na pôvodná správu vytvoria jeden podstrom. Tento podstrom sa nazýva thread (niť, ja budem používať téma), má ikonu a je skôr typický pre diskusné skupiny (pozri Sledovanie tem). Podstrom môžem rozvinúť alebo zbaliť kliknutím na symbol + alebo - pri koreni stromu. Usporiadanie podľa témy môžem s výhodou použiť, ak do nejakého foldra presmerujem správy z diskusného klubu. Zvyčajne nie všetky diskusie ma zaujímajú, vtedy môžem príspevky na nezaujímavú tému zmazať tak, že správy usporiadam podľa témy, potom sa nastavím na správu v téme a v menu Edit rozviniem Select a vyberiem Threads (Ctrl-Shift-A). Vybraté správy môžem rýchlo zmazať, alebo naopak, ak ich chcem odložiť, rýchlo presunúť do iného foldra. Správy patriace k téme môžem ešte rýchlejšie vybrať tak, že kliknem na ikonu  vedľa prvej správy.

Načo slúžia filtre pre správy ?

Na vytváranie alebo modifikáciu filtrov slúži okno Mail Filters, ktoré otvorím keď v menu Edit vyberiem položku Mail Filters. Nový filter vytvorím v okne Filter Rules, ktoré otvorím kliknutím na tlačidlo New. 

Do poľa Filter Name napíšem meno filtra, ďalej nasleduje riadok, v ktorom budem vytvárať podmienku, na základe ktorej sa správa spracuje. Ak pre vytvorenie podmienky potrebujem viac riadkov, kliknutím na tlačidlo More sa pridá ďalší riadok, kliknutím na Fewer (ak mám viac riadkov) sa posledný riadok zmaže. Samotnú podmienku vytvorím tak, že v prvom rozbaľovacom zozname vyberiem položku hlavičky (body znamená text správy), v druhom rozbaľovacom zozname vyberiem podmienku a do poľa na konci riadku vpíšem reťazec (slovo), na ktoré testujem položku hlavičky. Podmienky v druhom zozname majú nasledovný význam: contains (obsahuje), doesn't contain (neobsahuje), is (je rovné), isn't (nie je rovné), begins with (začína s), ends with (končí s).

Keď vyplním riadky s podmienkami, potom v riadku then pod tlačidlom More zadám akciu, ktorá sa má so správou vykonať. V prvom rozbaľovacom zozname vyberiem akciu: Move to folder (presuň do foldra), Change priority (zmeň prioritu), Delete (zmaž), Mark read (označ ako prečítanú), Kill thread (zmaž tému), Watch thread (sleduj tému). Posledné dve možnosti sú typické pre diskusné skupiny. Ak vyberiem Move to folder, potom sa mi vpravo objaví druhý rozbaľovací zoznam, v ktorom vyberiem folder, do ktorého sa má správa spĺňajúca podmienku presunúť. Ak vyberiem Change priority, objaví sa zoznam, v ktorom nastavím novú hodnotu pre prioritu.

Napríklad, ak do riadku s podmienkou uvediem <to or CC, contains, agents> a do riadku s akciou uvediem <Move to folder, Agents List>, potom správy, ktorých adresa v položke To: alebo Cc: bude obsahovať slovo agents budú zaradené do foldra Agents list (tzn. správy z diskusného klubu agents@cs.umbc.edu budú automaticky ukladané do foldra Agents List).

Taktiež je dobré do poľa Description vpísať vysvetľujúci text. Nakoniec v dolnej časti môžem filter aktivovať a deaktivovať vybratím z možností On (aktívny) a Off (pasívny) a stlačením tlačidla OK sa okno Filter Rules zavrie a vytvorený filter sa zaradí medzi filtre v ľavej časti okna Mail Filters. Aktívne filtre majú vedľa svojho mena fajku, na ktorú môžem kliknúť a filter deaktivovať. Musím zdôrazniť, že poradie filtrov je dôležité, pretože podmienky sa testujú v poradí zhora dole. Ak chcem zmeniť poradie, vyberiem filter, ktorý chcem presúvať a klikaním na šípky vedľa zoznamu presuniem filter vyššie alebo nižšie.

Keď chcem vedieť ako sa filtre aktivujú, zaškrtnem políčko Log Filter Use. Informácie o použití filtrov sa budú zapisovať do súboru, ktorý si môžem pozrieť pomocou tlačidla View Log.

Ako vyhľadám správu na základe kritérií ?

Správu vyhľadávam na základe podmienky, ktorú vytvorím na ďalšom riadku. Keď chcem vytvoriť zložitejšiu podmienku, stlačením na tlačidlo More sa pridá jeden riadok. Naopak, ak chcem jeden riadok odobrať, kliknem na tlačidlo Fewer. Samotnú podmienku vytvorím tak, že v prvom rozbaľovacom zozname vyberiem položku hlavičky (body znamená text správy), v druhom rozbaľovacom zozname vyberiem podmienku a do poľa na konci riadku vpíšem reťazec (slovo), na ktoré testujem položku hlavičky. Podmienky v druhom zozname majú nasledovný význam: contains (obsahuje), doesn't contain (neobsahuje), is (je rovné), isn't (nie je rovné), begins with (začína s), ends with (končí s). Napríklad ak do riadku s podmienkou uvediem <subject, contains, termin>, potom vyhľadám tie správy, ktorých Subject bude obsahovať slovo termin.

Keď vytvorím podmienku, stlačím tlačidlo Search. V dolnej časti okna sa objaví zoznam, v ktorom sa objavia správy spĺňajúce podmienku. Zoznam má záhlavie, ktoré môžem použiť na usporiadanie správ. Keď kliknem na políčko záhlavia, správy sa usporiadajú podľa tohto kritéria vo vzostupnom poradí. Ak kliknem na to isté políčko druhýkrát, zmení sa poradie na opačné. Jediné políčko v záhlaví, s ktorým som sa doteraz nestretol je Location, ktoré označuje stĺpec obsahujúci meno foldra, v ktorom sa správa nachádza.

Keď nájdem v zozname hľadanú správu, vyberiem ju a kliknem na tlačidlo Go to Message Folder. Tým sa prepnem do okna Netscape Folder, pričom budem nastavený na hľadanú správu. Keď som sa zmýlil, a táto správa nie je tá, ktorú som hľadal, na lište Windows kliknem na ikonu Search Message, čím sa vrátim do pôvodného okna a môžem vybrať inú správu.

Ako vytlačím správu na tlačiarni ?

Communicator nevytlačí stránku tak, ako ju vidím na obrazovke, ale snaží sa využiť celú plochu papiera. Pre nastavenie parametrov pre tlačenú stránku z menu File vyberiem položku Page Setup. Otvorí sa okno Page Setup, v ktorom môžem nastaviť nasledovné parametre: Beveled Lines (zalomenie dlhších riadkov), Black Text (text bude čierny bez ohľadu na farbu v dokumente), Black Lines, Last Page First (stránky vytlačí od poslednej po prvú), ďalej môžem nastaviť šírku okrajov medzi textom a okrajom stránky Top (horný okraj), Bottom (dolný okraj), Left (ľavý okraj), Right (pravý okraj). V skupine Header nastavím, či chcem aby hlavička na papieri obsahovala Subject (Document Title) a adresu dokumentu (okno Page Setup je spoločné aj pre Navigator. Adresa v prípade správy je pomerne komplikovaná sekvencia znakov lokalizujúca správu vo foldri na disku) (Document Location (URL)). Pre pätu stránky môžem nastaviť výpis čísla stránky (Page Number), počtu stránok (Page Total) a dátumu tlače (Date Printed).

Hlavička správy sa vytlačí v takom rozsahu, v akom je zobrazená v ploche pre text správy. Ak chcem zmeniť rozsah vypisovaných údajov z hlavičky správy, v menu Veiw rozviniem Headers a vyberiem All (všetky položky), Normal (bežné položky) alebo Brief (stručný výpis).

Ako uložím správu do súboru ?

Okno pre správu

Netscape Message je redukovanou verziou okna Netscape Folder. Rozdiel spočíva v tom, že na mieste rozbaľovacieho zoznamu s menami foldrov je v okne Netscape Message Subject správy. Taktiež Netscape Message nemá plochu s hlavičkami a má redukované menu View a Go. Inak ovládanie, lišta nástrojov a položky menu sú identické s oknom Netscape Folder (časť Okno pre spravy).

Listserver - diskusné kluby

čo sú diskusné kluby a aké sú typy klubov ?

Niektoré kluby sú moderované, t.j. správca klubu rediguje príspevky účastníkov. Väčšina klubov však rozposiela príspevky a odozvy na ne automaticky, bez akejkoľvek redakcie. Niektoré kluby sú verejné (ktokoľvek sa môže do nich prihlásiť), iné sú zase privátne (vlastník/správca klubu rozhodne, koho do klubu zaradí).

Existuje viacero typov listservrov - programov spravujúcich diskusné kluby. Oboznámim sa s dvomi typmi najčastejších listservrov, ktorých autormi sú Kotsikonas a Thomas. Prvý typ listservra je u nás častejšie používaný, druhý poskytuje bohatšiu škálu služieb. V každej odpovedi sú najprv uvedené informácie pre listserver podľa Kotsikonasa a za ním informácie pre listserver podľa Thomasa.

Listserver v príkazoch nerozlišuje veľké a malé písmená. Keď je teda v opise uvedený napríklad príkaz REView, potom v skutočnosti budú príkazy REVIEW, review, REV, rev, REView, Review, REVi, atď. rovnocenné. Parametre príkazov, ktoré obsahujú napríklad názov klubu alebo meno účastníka, budú v ďalšom texte uvedené v lomených zátvorkách.

Ktoré zásady by som mal dodržiavať ako účastník klubu ?

• do klubu posielam iba správy, týkajúce sa väčšiny účastníkov,
• v Subjecte uvádzam výstižne o čo ide v danej správe, aby ju tí, ktorých sa to predsa len netýka, mohli vyradiť bez prezerania,
• odpoveď na došlú správu z klubu adresujem odosielateľovi a nie do klubu (odosielateľ zhromaždí reakcie a ak je to potrebné, tak súhrnne zverejní); reakciu adresujem do klubu iba v prípade, že téma diskusie je závažná a vyžaduje viaceré 'iterácie' a mám k nej čo podstatné povedať,
• príkazy pre listserver zadávam v tele správy, ktorú posielam listservru a nie priamo do klubu,
• pri odpovedi zásadne ponechám časť pôvodnej správy - ale iba toľko, aby bolo jasné na čo reagujem; keď sa zapájam do reťazca odoziev na nejaký príspevok, ponechám dôsledne iba to, na čo reagujem: buď z pôvodného príspevku alebo z nejakej konkrétnej odozvy a to tak, aby bolo jasné, od koho citovaný úsek pochádza; používam citácie maximálne do 'hĺbky' 2,
• keď sa pomýlim (napr. pošlem súkromnú správu do klubu, či príkaz do klubu namiesto listservru), neospravedlňujem sa za to, ušetrím ostatných ďalšej zbytočnej pošty,
• keď takéto faux-pas spácha iný účastník klubu, neposielam ironické ani dobre myslené rady do celého klubu (nanajvýš ho poučím/podpichnem v súkromnej správe),
• keď dlhšie nebudem prezerať poštu (dovolenka, služobná cesta bez prístupu k elektronickej pošte), pozastavím svoje členstvo v kluboch,
• aj keď mám možnosť používať diakritiku na svojom stroji, do diskusného klubu posielam zásadne príspevky bez diakritiky, ušetrím tak mnohým členom klubu problémy s čítaním mojich príspevkov.

Ako pošlem príkaz listservru ?

Ako sa prihlásim do diskusného klubu a ako pozastavím, či zruším členstvo ?

Keď sa chcem z klubu odhlásiť, pošlem na listserver príkaz SIGNOFF <klub>. Keď chcem iba pozastaviť svoje členstvo (napr. na dobu neprítomnosti), nie je potrebné odhlasovať sa z klubu.

Keď z dôvodov neprítomnosti alebo iného zaneprázdnenia chcem krátkodobo pozastaviť prílev pošty z nejakého klubu, pošlem na listserver príkaz SET <klub> MAIL POSTPONE. Obnovenie prísunu pošty z daného klubu dosiahnem príkazom SET <klub> MAIL ACK. V prípade Thomasa pozastavím prísun pošty príkazom SET <klub> NOMail a obnovím ho pomocou príkazu SET <klub> MAIL.

Ako diskutujem v klube ?

Keď chcem poslať vlastný príspevok do klubu, postupujem ako pri odosielaní akejkoľvek inej správy (pozri Posielanie správ) s tým, že do To: zadám adresu klubu (nie listservra, ktorý klub obhospodaruje).

Ako sa dozviem základné informácie o diskusnom klube a použiteľných príkazoch ?

Keď pošlem na listserver príkaz REVIEW <klub> dostanem zoznam účastníkov klubu (meno a elektronickú adresu) ukončený údajmi o celkovom počte členov klubu. V prípade Thomasa použijem príkaz REView <klub>.

Základné informácie o použiteľných príkazoch získam príkazom HELP. Dostanem zoznam príkazov s krátkym opisom každého z nich. Podrobnejšie informácie o každom príkaze môžem vyžiadať z listservra príkazom. HELP <príkaz>. V prípade Thomasa získam stručný zoznam príkazov pomocou HELP a príkazom INFO REFcard získam podrobnejšie informácie o jednotlivých príkazoch.

Medzi príkazmi nájdem aj také, ktoré mi umožnia vyžiadať z archívu časť minulej korešpondencie v klube. V prípade Thomasa mám k dispozícii prepracovaný vyhľadávací mechanizmus.